De 3 grootste voordelen van een DMS voor elke onderneming

Elke onderneming heeft te maken met een berg aan documenten en daardoor kan het zeer snel een puinhoop worden. Werknemers hebben elke dag moeite met het vinden van bepaalde documenten en weten ook niet precies waar ze moeten zoeken. De kans is zelfs aanwezig dat bepaalde documenten verwijderd zijn. Om overzicht te houden op alle documenten is het belangrijk om software systemen aan te schaffen. Een software systeem dat je hier goed voor kan gebruiken is een DMS. DMS staat voor document management systeem en wordt gebruikt voor het beheren van allerlei documenten binnen een onderneming. 

Medewerkers zijn productiever 

Het is erg belangrijk dat alle werknemers binnen een onderneming productief zijn om zoveel mogelijk werk of opdrachten af te krijgen binnen een bepaalde tijdsspanne. Als werknemers telkens moeten zoeken naar bepaalde documenten, dan is de kans aanwezig dat ze hier elke dag tientallen minuten tot uren aan kwijt zijn. Werknemers vinden dit vervelend omdat ze elke dag geconfronteerd worden met een puinhoop aan documenten die zij moeten doorspitten. Hierdoor krijgen werknemers minder gedaan aangezien er teveel tijd wordt besteed aan het vinden van bepaalde documenten. Het is daarom belangrijk dat het opslaan en vinden van bepaalde documenten geminimaliseerd wordt tot seconde werk en daarvoor is een DMS uitstekend.  

Je hebt volledig de controle 

Als een onderneming nog gebruik maakt van talloze excel bestanden dan is de kans erg groot dat een zeer belangrijk document verwijderd wordt. Dit kan de onderneming op financieel gebied schaden en vaak kan je het document niet meer terug halen. Door gebruik te maken van een DMS heb je volledige controle over documenten binnen een onderneming. Er zit versiebeheer ingebouwd in de meeste DMS systemen en hiermee kan je precies zien welke werknemer een nieuw document heeft aangemaakt, een document heeft gewijzigd of een document heeft verwijderd. Het is ook een voordeel dat er altijd back-ups beschikbaar zijn van de documenten, dus de kans is erg klein dat een belangrijk document definitief verwijderd wordt. 

Meer tijd voor andere bedrijfsdoelen 

Belangrijke documenten die zoek raken kunnen dus de onderneming financieel raken en bovendien verliest een onderneming onnodige kosten als werknemers elke dag tientallen minuten tot enkele uren op zoek moeten gaan naar bepaalde documenten. Om dit te voorkomen kan je het beste een DMS aanschaffen want dit is het investeren zeker waard. Op een gegeven moment zal een bedrijf juist meer omzet kunnen draaien omdat werknemers tijd overhouden voor belangrijkere zaken zoals de groei van een onderneming of het onderhouden van klantencontact.